Bisp Gunners Gilde, Viborg
Fortegnelse over behandling af personoplysninger
Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i medfør af EU’s persondataforordning af 25. maj 2018. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).
Fortegnelsen ajourføres løbende af foreningen.
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Bisp Gunners Gilde, Viborg, C/O Olesbjerg 6, 8660 Skanderborg, CVR-nummer: 39635887
Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 8. december 2023
1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
-Formand: Ulla Voss Gjesing, tlf. 21291901, @uvg@kulturprinsen.dk
-Kasserer: Bjarne Sloth Jensen, tlf. 20169284,@ bsj@sam.sdu.dk
-Sekretær: Bent Ole Andersen, tlf 20213061, @ bentoleandersen16@gmail.com
2. Hvad er formålene med behandlingen
Varetagelse af medlemsforhold, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
a) Navn
b) Mailadresse
c) Telefon
d) Adresse
e) Dato for indmeldelse/udmeldelse
f) Dato for kontingentbetaling
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer af Bisp Gunners Gilde
b) Medlemmer af General kapitlet
c) Priorer af Bisp Gunners Gilde
5. Hvem videregives oplysningerne til?
Medlemmernes mailadresser bruges til udsendelse af medlemsinformation. Medlemsinformationer udveksles mellem bestyrelsesmedlemmer. Derudover videregives oplysningerne ikke.
6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør.
7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på bestyrelsesmedlemmers personlige computere, som er låst inde, og som er beskyttet af password, som kun det enkelte bestyrelsesmedlem kender til.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis nogle elle alle af de registrerede oplysninger bliver stjålet eller hacket eller på anden måde bliver kompromitteret kontakter vi vores juridiske rådgiver og drøfter evt. anmeldelse til politiet og Datatilsynet.
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
Der anvendes udelukkende almindelige kontor-programmer.